Allnex is een globale speler in de chemische industrie en een speler van wereldformaat in verandering. Over de hele wereld werken 4000+ mensen er samen om kwalitatieve coatings en verf tot bij hun klanten te krijgen.
De uitdaging
Bij allnex was er bij voorgaande veranderingsprojecten niet altijd even veel oog voor de menselijke impact: veel technisch en ongestructureerde communicatie en het missen van noodzakelijke IT-systemen om de organisatie veranderingklaar te maken. Dit zorgde voor een matig imago van IT binnen de organisatie. Wat zich uitte in weerstand van medewerkers voor IT-initiatieven (updates, trainingen…).
Om de change readiness van een grote speler als allnex te verhogen is een aangepaste strategie onontbeerlijk. We werden gevraagd deze taak op ons te nemen en te zorgen voor ondersteuning en begeleiding bij diverse veranderingstrajecten:
- Verschillende securityinitiatieven etc.
- Digital Workplace à implementeatie van MS Office 365
- Plaats onafhankelijk werken & digitale meeting rooms
- Interne en externe servicedesk optimalisatie
Onze aanpak
Onze eerste opdracht bestond er in een draagvlak voor verandering creëren.
Voor de integratie van een reeks digitale transformaties en begeleiding naar de nieuwe manier van werken (NWOW), werd het DISCO Programma opgezet (DISCO = Digital Infrastructure in Cooperation). Zoals de naam het zelf zegt wordt in de aanpak de nadruk gelegd op samenwerking en user centricity. Begeleiden van gebruikers doorheen het veranderingsproces is hier key.
Door een duidelijke en ludieke projectnaam te kiezen ontstond er in een mum van tijd heel wat naamsbekendheid en tractie voor ons project. In het DISCO projectteam zetelden een communicatie specialiste, de (global) IT trainer, de global end user manager en een changemanager. Het team werd geleid door de head of enterprise IT solutions.
Bij Mova benaderen we verandering vanuit het principe van een levende organisatie waarbij verandering geen éénmalig, maar een continu proces is: de oude vertrouwde situatie inruilen voor de nieuwe onbekende, afscheid nemen van het oude ‘vertrouwde’ gedrag, de nieuwe-manier-van-werken met vallen & opstaan aanleren en via de feedback-loop continu bijsturen (PDCA of Plan/Do/Check/Act). Om de verandering te laten bijdragen tot de strategische doelstellingen van een organisatie gaan wij aan de slag met ons Agile LEAP proces.
Door het vereenvoudigen en stroomlijnen van de communicatie werden verandertrajecten duidelijker voor de eindgebruiker. Bewustwording van verandering vergroten door communicaties te creëren naar verschillende groepen belanghebbenden. Communicaties via website, mail, posters, video’s, ……
Daarnaast werd een ambassadeursnetwerk opgericht met ambassadeurs uit 19 landen, verspreid over 33 sites.
- Werven van ambassadeurs door een gerichte mailingcampagne
- Contact opnemen met bestaande Business key-users & afdelingshoofden
- Maandelijkse ambassadeursmeetings met ambassadeurs over de hele wereld
- Opzet van een teamskanaal waar ambassadeurs terecht kunnen in hun eigen community voor vragen/antwoorden/informatie/sparring
- Organiseren van wedstrijden
- Zorgen voor visibiliteit: video’s, OnePagers, een SharePoint pagina, ambassadeurs meenemen naar bepaalde meetings, …..
Een greep uit de verschillende initiatieven:
- Het updaten naar Windows365 voor de gehele organisatie (+4000 pers.)
- Het stroomlijnen en verbeteren van de IT service desk portal
- Opzetten van wereldwijde trainingsinitiatieven in 10 talen: webinars, lunch ’n learns, instructievideo’s…
- Microsoft Teams (basics, gevorderden…)
- OneNote
- OneDrive
- Tasks by Planner
- SharePoint
- PowerPoint presentatietechnieken
- Outlook tips & tricks
- MS Forms
- DHP Labels
- Information security TOP TIPS
- …..
- Integratie van kiosk pc’s: gedeelde computers voor productiemedewerkers
- Security initiatieven zoals phishing tests, Data Handling labels…
Resultaten
De genomen acties leiden tot mooie resultaten:
- Op één jaar tijd een stijging van de ‘User adoption’-scores met meer dan 25%
- Een daling van meer dan 30% in slecht gelogde IT tickets
- Nieuwe communicatiestructuren en processen
- Zeer succesvolle trainingsinitiatieven (bv. MS Teams training sessies over 3 tijdszones voor ongeveer 1000 medewerkers)
- Een drastische vermindering van het aantal telefoontjes naar de service desk door integratie van een chatfunctie op de service desk portal
- Een ambassadeursnetwerk dat stelselmatig uitbreidt. Dit principe wordt ook meer en meer toegepast in andere departementen buiten IT
- Een stijging van +20% van de tevredenheidsscores
- Meer betrokkenheid van belangrijke stakeholders zoals senior management, HR, assistentes, pilootgroepen…
- Samenwerking tussen local IT, Global IT, PM’s…
Door alle hierboven vernoemde successen is het duidelijk geworden dat verandering werkt en blijft men bij Allnex zoeken naar mogelijkheden voor verbetering.
Wij geloven in innovatie voor de toekomst door mensen te betrekken in elke stap van het veranderingstraject.