Begeleiding bij de implementatie ervan
AG Vespa tekende tussen 2022 en midden 2023 een nieuwe organisatiestructuur uit om zowel de samenwerking in de organisatie als met externe stakeholders te verbeteren. De reorganisatie van AG Vespa werd ingegeven door de noodzaak om de structuur aan te passen aan de groei en veranderende verantwoordelijkheden van het bedrijf.
AG Vespa werd opgericht in 2003 en begon met een team van 30 tot 40 medewerkers. Tegen 2017 was dit aantal gegroeid tot 120. Bovendien werd het geïntegreerd vastgoedbeheer, inclusief het personeel, ook onder AG Vespa gebracht, waardoor het totale aantal medewerkers steeg naar 400.
Met deze uitbreiding kwamen ook uitgebreidere taken en verantwoordelijkheden. Dit vereiste nieuwe processen die op elkaar moesten worden afgestemd. In de eerste jaren was het bedrijf voornamelijk functioneel bezig met het afstemmen van deze processen. Na verloop van tijd ontstond echter de noodzaak om als één bedrijf te kunnen werken, met een gedeelde cultuur, samenhorigheid, vlagidentiteit en bedrijfswaarden.
De uitdaging
Om toekomstgericht en wendbaar te zijn, werd Vespa³ geïntroduceerd. Dit was noodzakelijk omdat de afdelingen niet goed samenwerkten, er weinig gedeelde visie en strategische kaders waren, en veel beslissingen ad hoc werden genomen op directieniveau, wat leidde tot een bottleneck. Bovendien was er minder tevredenheid bij klanten, wat ook moeheid bij het personeel tot gevolg had. Deze groeipijnen maakten een herorganisatie noodzakelijk.
In september startte ChangeLab haar opdracht bij AG Vespa in functie van de implementatie van de nieuwe organisatiestructuur. Het design van de nieuwe structuur lag al klaar en het model was afgeklopt. De directie was bekend en zou worden voorgesteld aan de medewerkers.
Iedereen binnen de organisatie werd door deze re-organsiatie geraakt, en er was dus impact op elke medewerker. Naast het changemanagement luik werd er ook een groot deel van de capaciteit voorzien voor de teamcoaching van de teams na de overgang naar de nieuwe organisatiestructuur.
Onze aanpak
ChangeLab begon in september 2023 met de implementatie van de nieuwe organisatiestructuur bij AG Vespa, slechts enkele dagen voor de officiële aankondiging binnen de organisatie. We sleutelden samen nog wat aan de communicatie, startten met een kick-off en de officiele voorstelling van de nieuwe directie. Vervolgens werd er een tweede ronde georganiseerd waarbij alle afdelingen opnieuw werden meegenomen in de presentatie van de nieuwe structuur door de CEO. Deze presentaties vonden plaats in kleinere groepjes, waarbij op het niveau van elke afdeling toelichting werd gegeven en ruimte werd geboden voor vragen om de redenen achter de veranderingen duidelijk te maken.
In het najaar van 2023 werd er bepaald dat de organisatie zou kantelen naar de nieuwe structuur op 1 maart 2023. Om hiertoe te komen definieerden we vijf prioritaire projecten:
- Iedereen kent zijn functie
- Iedereen kent zijn locatie
- We kunnen beslissingen blijven nemen
- De systemen zijn aangepast en de data hiervoor staan klaar
- Er is een financieel en juridisch transitieplan
Voor elk van deze vijf prioritaire projecten werd een Minimum Viable Product (MVP) bepaald, wat inhield wat er minimaal gerealiseerd moest zijn tegen 1 maart. Naast deze vijf prioritaire projecten werden er uiteraard nog andere projecten gestart. ChangeLab zette een programma op om te bepalen wat er moest gebeuren op het gebied van cultuur, structuur, mensen en middelen. Uit dit programma kwamen de vijf prioritaire projecten voort, en er werd wekelijks gerapporteerd om de voortgang te bewaken en de deadline te halen.
ChangeLab speelde een cruciale rol in het projectmanagement van de implementatie van de nieuwe organisatiestructuur bij AG Vespa. Onze aanpak bestond uit twee belangrijke focusblokken: project- en changemanagement en teamcoaching.
In het kader van projectmanagement hield ChangeLab zich bezig met de opvolging van deelprojecten die verband hielden met de implementatie van de nieuwe organisatie. Ze faciliteerden de opstart van bepaalde projecten indien nodig en stelden een projectplan op met duidelijke deliverables. Dit zorgde voor een gestructureerde en georganiseerde aanpak van de reorganisatie.
Wat betreft changemanagement begeleidde ChangeLab de medewerkers doorheen het verandertraject. Dit omvatte communicatiemanagement, sponsoranalyse, coaching, risico- & impactanalyse en weerstandbeheer. We passen hiervoor onze eigen methodologie toe: LEAP (Learn, Envision, Apply, Persist). Deze methodologie helpt ons om veranderingen op een gestructureerde en effectieve manier door te voeren en te borgen binnen organisaties.
De organisatie koos er bij de reorganisatie ook voor om sterk in te zetten op teamcoaching. Ieder (nieuw samengesteld) team kreeg begeleiding om de samenwerking onder de loep te nemen en een goede doorstart te maken. Er ging o.a aandacht naar de missie en visie van het team, teamafspraken rond de omgang in het team en de rollen en verantwoordelijkheden. Dit traject begon in januari 2024 en volgde een gefaseerde aanpak: eerst werd de directie begeleid, daarna de projectdirectie, vervolgens de kernteams en ten slotte alle operationele teams.
Next steps
In december 2024 rondde ChangeLab haar opdracht af bij AG Vespa. Dit wil niet zeggen dat vandaag alles van Vespa³ reeds in orde is. Er moeten nog veel processen worden vastgelegd om de organisatie verder te stroomlijnen en te optimaliseren.
De organisatie bouwt nu zelf verder om flexibel en klaar te zijn voor toekomstige veranderingen. AG Vespa zal altijd in verandering of in beweging zijn, maar dankzij de nieuwe structuur is de organisatie nu beter voorbereid om deze veranderingen op te vangen en effectief te implementeren.